Un journal de travail est un outil précieux pour suivre vos activités quotidiennes au travail. Voici quelques avantages de tenir un journal de travail :
Organisation et Priorités : Un journal de travail vous permet de prendre des notes sur les différentes tâches que vous avez effectuées au cours de votre journée. Il agit comme un bras droit, vous aidant à garder le focus sur vos priorités.
Réflexion et Amélioration : En écrivant vos activités, vous pouvez réfléchir sur ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Cela vous permet d’ajuster vos méthodes de travail et d’optimiser votre productivité.
Suivi des Progrès : Un journal de travail vous permet de suivre vos progrès au fil du temps. Vous pouvez voir comment vous avez évolué dans vos tâches et projets.
Facturation : Si vous devez rendre compte de vos activités à votre supérieur ou à vos collègues, un journal de travail fournit la documentation précise à partir de laquelle il peut facturer exactement le travail effectué pour chaque client.
En résumé, un journal de travail est un excellent moyen de rester organisé, de réfléchir sur vos actions, d’améliorer votre efficacité au travail et de facturer à chaque client de manière correcte.
Si vous n’en avez pas encore un, envisagez d’en commencer un dès aujourd’hui
Exercices – configurations
Faites les exercices décrits ci-dessous – comprenez ce que vous faites
Travail préparatoire
Si vous débutez sur le logiciel MS-Excel, nous vous recommandons de parcourir préalablement la formation Open Class Room « Maîtrisez le fondamentaux d’excel ». (Voir module suivant du parcours « Notions de base »)
Nous vous rappelons que ce parcours n’est pas une course poursuite. Prenez le temps de vous former, ceci est un acquis pour la vie, quelle que soit votre orientation professionnelle.
Création de votre journal de travail
Durant la première partie du stage, vous tiendrez à jour votre journal de travail sur un simple fichier MS-Excel.
Ouvrir un nouveau classeur et le sauvegarder
- Démarrez Excel ;
- Créez un nouveau classeur ;
- Sauvegardez-le sous le nom suivant : “MonNom_MonPrenom_JournalDeTravail ;
(sauvegardez impérativement sur le volume réseau)
Mettre en page votre journal de travail
- Renommez la Feuille1 : “Semaine du (date 1er jour) au (date dernier jour)”
Ex. : Semaine du 10 au 15 avril - Définissez les entêtes de colonnes suivants :
- Date
- Tâches
- Description
- Heure début
- Heure fin
- Durée de la tâche (formule)
- Concentration
- Centrez et mettez en gras les entêtes de colonne ;
- Ajuster les largeurs de colonne en fonction du contenu ;
- Insérez une dizaine de lignes par jour afin de ne pas devoir modifier chaque semaine votre fichier ;
- Formater les cellules “Date” en date selon l’ex. : 06.12.2023
- Formater les cellules “Durée” en : personnalisée hh:mm ;
- Sur la cellule F:12, ajouter une formule de calcul totalisant les durées de la journée ;
- Dupliquer de manière à obtenir un bloc de données par jour.
A mettre en pratique de suite…
- Complétez votre journal de travail en temps réel, au plus tard à la fin de chaque journée ;
- Notez les pauses avez ou sans durée, cela affectera naturellement le total journalier ;
- Ajoutez au bas du tableau un « Total semaine » qui affichera 41h avec les pauses
- Conservez une feuille en tant que modèle, que vous dupliquerez en début de chaque nouvelle semaine.
Concentration
- Vous compléterez la colonne concentration en fonction des critères ci-dessous;
- Vous pouvez reporter (copier/coller) les critères ci-dessous sur votre journal de travail afin de faciliter le remplissage.
0 =
Je n’arrive pas du tout me concentrer sur cette tâche.
1=
J’ai beaucoup de peine à me concentrer. Cela affecte ma productivité ou/et la qualité de mon travail
2 =
J’ai de la peine à me concentrer. Cela me demande des efforts, mais altère peu ma productivité ou/et la qualité de mon travail
3 =
J’ai un peu de peine à me concentrer. Cela me demande un léger effort supplémentaire sans que cela altère ma productivité ou/et la qualité de mon travail
4 =
Ma concentration est normale, sans difficulté particulaire
Restitution
- Vous enverrez par courriel, en pièce jointe, chaque vendredi à 15h45 au plus tard votre journal de travail dûment complété ;
- Notez de suite un RDV Outlook afin de vous en rappeler.