En tant qu’informaticien, vous correspondrez essentiellement par la voie du courriel électronique. Dans ce sens, nous exagérerons la communication entre nous par ce moyen afin de vous exercer à ce mode de communication.
Commencez par étudier ces quelques règles de correspondances :
- soignez vos messages : d’après l’expression en latin d’Horace “Verba volant, scripta manent” qui signifie : “Les paroles s’envolent, les écrits restent” il est impératif d’être conscient et attentif à ce que vous écrivez
- ne pas écrire de message sous le coup d’une émotion : ça risquerait d’empirer la situation au lieu de l’apaiser
- évitez l’emploi de majuscules : l’emploi excessif du ! ou des textes en majuscules DONNE L’IMPRESSION QUE VOUS ÊTES EN COLERE !!!
- soignez la syntaxe et l’orthographe : relisez votre texte, même plusieurs fois si nécessaire et utilisez systématiquement la vérification orthographique
- signez vos messages : utilisez la signature automatique, mais évitez d’y inclure la formule de politesse car il est préférable de la personnaliser en fonction du contexte et du destinataire
- renseignez l’objet du message : le texte doit être court et pertinent, permettant ainsi au destinataire de se représenter rapidement le contenu du message
- limitez à un sujet par message : la pratique démontre qu’aborder trop de sujets dans un message engendre de la confusion et des oublis
- écrivez ou ne répondez qu’aux personnes concernées : envoyez vos mails ou vos réponses qu’aux interlocuteurs strictement concernés par le message. Faites bien la différence entre les champs :
A = destinataire principal
Cc = destinataires en copie
Cci = destinataires en copie, mais cachée - répondre aux mails : faites attention de répondre seulement aux mails pour lesquels vous êtes sollicités
- ne vous précipitez pas : ne répondez pas instantanément aux messages, mais au contraire, prenez le temps pour répondre
Exercices – configurations
Faites les exercices décrits ci-dessous – comprenez ce que vous faites
Cette étape ne concerne que les stages DÉCOUVERTE
Pour les autres stages, passez à l’étape suivante « configurez une signature automatique »
- Créez une adresse de courriel pour les besoins du stage
Chez un provider de votre choix (Google, Protonmail, etc…), créez maintenant une adresse de courriel.
Celle-ci devra être le plus proche possible de la structure suivante :
prenom.nom@provider.com (ex. paul.durant@prontomail.com)
Si l’adresse incluant votre prénom et nom n’est pas disponible, imaginez une adresse s’y rapprochant
Vous utiliserez cette adresse de courriel pour les exercices qui suivent.
Poursuivez avec la configuration d’une signature
- Configurez une signature automatique personnalisée selon le modèle ci-dessous :
- Créez un nouveau message à l’intention de votre formateur (adresses de courriel au bas de cette page)
- Ajoutez les adresses de courriel de ses collègues dans le champs Cc
- Ajoutez l’adresse de courriel de votre répondant social dans le champ Cc (sauf stage DECOUVERTE)
- Rédigez un message courtois indiquant les éléments suivants :
- Que votre boîte de messagerie est opérationnelle
- Que vous vous engagez à répondre à tous messages dans les 3 heures après réception
- Ajoutez votre signature automatique
- Envoyez le message
Le quiz
Préparez-vous à répondre aux questions suivantes.
- Expliquez la différence entre les champs A, Cc et Cci ?
- Quels sont les risques encourus à laisser le champs « Objet » vide ?
- Pour quelle raison est-il conseillé de n’aborder qu’un seul sujet par message ?
Collaborateurs
Attila Krüzsely
Formateur
Orientation développeur d’applications
Attila.Kruezsely@orif.ch
Frédéric Meuwly
Formateur
Stages découverte, mesures de réinsertion, mesure d’observation
frederic.meuwly@orif.ch
Florian Revaz
Formateur
Orientations généralistes (FR) et infrastucture
florian.revaz@orif.ch