Correspondre par courriel
Lors de votre engagement dans une entreprise, vous recevrez d’office une adresse mail professionnelle.
Communiquer par mail est un des moyens de communication le plus utilisé par les informaticiens-ciennes.
Cette méthode de comminucation permet d’informer une ou plusieurs personnes en même temps, de conserver une trace des échanges, mais également de gérer, planifier, organiser, etc. …
En résumé, il est important que vous maîtrisiez les bases de ce moyen de communication …
« Apprends à dire ce que tu fais … et à faire ce que tu dis … »
« L’informatique est un métier technique, mais c’est également, voire surtout, un métier de communication. »
Dans ce sens, il est demandé à l’informaticien-ne de savoir utiliser à bon escient la messagerie électronique.
Sans doute, savez-vous correspondre par courriel de façon basique, mais connaissez-vous toutes les particularités, ainsi que les possibilités du courriel dans le cadre professionnel ?
Objectif : à la fin de ce module …
- Faire la différence entre un gestionnaire de courriel local et un gestionnaire en ligne (Webmail) ;
- Rédiger un courriel en respectant quelques règles de bienséance dans un cadre professionnel ;
- Créer une signature électronique ;
- Configurer votre courriel professionnel sur votre smartphone ;
- Connaitre les possibilités du logiciel MS-Outlook, souvent utilisé dans les entreprises ;
- Agender un rendez-vous unique ou récurent et paramétrer un rappel automatique
Formation en ligne : Open Class Room
Open Class Room est une plateforme de formations dans différents domaines, dont le domaine informatique. Nous l’utiliserons pour acquérir des connaissances dans quelques domaines.
L’objectif de ces formations est de vous permettre de monter en compétences dans le domaine informatique. Il est important de les accomplir et surtout de METTRE EN PRATIQUE ce que vous avez appris, et ceci tout au long de votre stage.
Pour cela, accédez maintenant à la plateforme et créez un compte personnel
Formation en ligne :
« Communiquez en utilisant les outils numériques »
- choisir un outil numérique de communication adapté
- repérer une fausse identité, un faux profil et un bot
- utiliser un réseau social en respectant ses usages
- collaborer en ligne grâce à des outils spécifiques
Travaux pratiques
Configurez votre boîte de courriel professionnelle sur votre smartphone
Avec votre accord, nous vous demandons de configurer votre smartphone pour consulter vos mails ou/et votre agenda professionnel.
Cela vous sera utile par exemple, pour annoncer une absence ou un retard ou agender des rendez-vous professionnels sans conflit avec des rendez-vous avec votre vie privée .
Procédure
- Téléchargez l’application gratuite Outlook ;
- Configurez votre boîte de courriel professionnelle avec les paramètres suivants :
- nom de domaine : Orif
- nom d’utilisateur : Votre login Orif
- serveur : owa.orif.ch
- mot de passe : celui que vous avez configuré
- description : Courriel Orif
Il est possible que la connexion ne s’effectue pas lors du premier essai. Essayez à plusieurs reprises jusqu’à la confirmation du serveur.
Testez la synchronisation des données entre votre smartphone et la boîte mail sur un PC, et vice-versa.
Configurez votre signature automatique
A l’exception des envois en interne, vos mails doivent être signés selon une signature qui respecte les conventions de l’entreprise.
Suivez la procédure ci-dessous :
Procédure
- Connectez-vous à votre boîte de courriel (owa.orif.ch)
- Cliquez en haut à droite sur paramètre (roue dentée),
- Options > Courrier > Disposition > Signature électronique
Rédigez votre signature électronique selon le modèle ci-dessous :
* les jours de présence sont à adapter d’après votre horaire
Règles de correspondance
- soignez vos messages : d’après l’expression en latin d’Horace « Verba volant, scripta manent » qui signifie : « Les paroles s’envolent, les écrits restent » il est impératif d’être conscient et attentif à ce que vous écrivez
- ne pas écrire de message sous le coup d’une émotion : ça risquerait d’empirer la situation au lieu de l’apaiser
- évitez l’emploi de majuscules : l’emploi excessif du ! ou des textes en majuscules DONNE L’IMPRESSION QUE VOUS ÊTES EN COLERE !!!
- soignez la syntaxe et l’orthographe : relisez votre texte, même plusieurs fois si nécessaire et utilisez systématiquement la vérification orthographique
- signez vos messages : utilisez la signature automatique, mais évitez d’y inclure la formule de politesse car il est préférable de la personnaliser en fonction du contexte et du destinataire
- renseignez l’objet du message : le texte doit être court et pertinent, permettant ainsi au destinataire de se représenter rapidement le contenu du message
- limitez à un sujet par message : la pratique démontre qu’aborder trop de sujets dans un message engendre de la confusion et des oublis
- écrivez ou ne répondez qu’aux personnes concernées : envoyez vos mails ou vos réponses qu’aux interlocuteurs strictement concernés par le message. Faites bien la différence entre les champs :
A = destinataire principal
Cc = destinataires en copie
Cci = destinataires en copie, mais cachée - répondre aux mails : faites attention de répondre seulement aux mails pour lesquels vous êtes sollicités
- ne vous précipitez pas : ne répondez pas instantanément aux messages, mais au contraire, prenez le temps pour répondre
Exercices
Exercice 1 : Informez que votre boîte de courriel est opérationnelle
- Créez un nouveau courriel ;
- Ajoutez l’adresse de votre formateur dans le champs A ;
- Ajoutez les adresses des autres formateurs et de votre répondant social dans le champs Cc ;
- Notez TOUJOURS un texte informatif sur le sujet du courriel dans le champs Objet ;
- Composez un message courtois selon les instructions indiquées ci-dessous ;
- Envoyez votre courriel.
* cliquez sur l’image pour agrandir
Agendez un événement
Votre agenda permettra de planifier vos rendez-vous, d’organiser votre emploi du temps, de planifier des rappels, d’inviter des collaborateurs à une séance, de réserver une salle ou un véhicule, etc.
Il est un outil incontournable de l’informaticien. Faites sa découverte en pratiquant les exercices ci-dessous :
Exercice 2 : Planifiez un événement simple avec un rappel
Planifiez mardi prochain à 15h un RDV intitulé : « Entretien avec mon répondant social ».
Programmez un rappel 15 minutes avant la réunion.
Exercice 3 : Planifiez un événement privé
Planifiez mercredi prochain toute la journée, un événement intitulé « Journée au service militaire ». Faites en sorte que cet événement soit « PRIVE ».
Préparez-vous à répondre à la question : » En quoi le fait de cocher PRIVE affecte votre calendrier ? »
Exercice 4 : Planifiez un événement récurent
Planifiez tous les jeudis de 18h à 19h pendant 3 mois, un événement intitulé « Fitness », avec un rappel 1 jour avant l’événement.
Exercice 5 : Planifiez un événement avec une invitation
Planifiez un événement vendredi prochain à 16h intitulé « Apéro section informatique ». Invitez (Ajouter des contacts) votre formateur à cet apéro.
Bravo, vous avez terminé ce module !
- A partir de maintenant, utilisez votre messagerie selon les termes convenus ;
- Activez en permanence votre messagerie lorsque vous êtes au travail ;
- Soyez réactif, répondez dans les plus brefs délais ;
- Utilisez votre agenda pour planifier et vous souvenir de vos rendez-vous
!! Informez votre formateur par courriel que vous avez terminé ce module
et qu’il peut passer vers vous afin de vérifier les paramétrages effectués sur
votre agenda !!