Un journal de travail est un outil précieux pour suivre vos activités quotidiennes au travail. Voici quelques avantages de tenir un journal de travail :
Organisation et Priorités : Un journal de travail vous permet de prendre des notes sur les différentes tâches que vous avez effectuées au cours de votre journée. Il agit comme un bras droit, vous aidant à garder le focus sur vos priorités.
Réflexion et Amélioration : En écrivant vos activités, vous pouvez réfléchir sur ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Cela vous permet d’ajuster vos méthodes de travail et d’optimiser votre productivité.
Suivi des Progrès : Un journal de travail vous permet de suivre vos progrès au fil du temps. Vous pouvez voir comment vous avez évolué dans vos tâches et projets.
Facturation : Si vous devez rendre compte de vos activités à votre supérieur ou à vos collègues, un journal de travail fournit la documentation précise à partir de laquelle il peut facturer exactement le travail effectué pour chaque client.
Enfin, dans le cadre d’une mesure de réinsertion, le journal de travail permet de cerner :
– le niveau de concentration
– l’intérêt pour les travaux confiés
– le degré de difficulté dans les travaux
en vue d’adapter les travaux.
En résumé, un journal de travail est un excellent moyen de rester organisé, de réfléchir sur vos actions, d’améliorer votre efficacité au travail et de facturer à chaque client de manière correcte.
Exercices – configurations
Faites les exercices décrits ci-dessous – comprenez ce que vous faites
Travail préparatoire
Si vous débutez avec le logiciel MS Excel, nous vous conseillons de suivre au préalable la formation OpenClassrooms intitulée « Maîtrisez les fondamentaux d’Excel ».
Nous vous rappelons que ce parcours n’est pas une course. Prenez le temps de vous former : ces compétences constituent un atout durable, quelle que soit votre orientation professionnelle.
Création de votre journal de travail
Durant toute la durée du stage, vous tiendrez à jour un journal de travail sur un fichier MS-Excel.
Afin de vous familiariser avec le logiciel Excel, c’est vous qui allez créer le modèle du journal de travail sur la base du fichier que vous aller télécharger en cliquant sur le bouton ci-dessous.
Démarrez Excel ;
- Créez un nouveau classeur ;
- Sauvegardez-le sous le nom suivant : “MonNom_MonPrenom_JournalDeTravail ;
sauvegardez impérativement le fichier dans votre dossier personnel (K:)
Mettre en page votre journal de travail
- Renommez la Feuille1 : “Semaine du (date 1er jour) au (date dernier jour)”
Ex. : Semaine du 26 nov au 30 nov
- Définissez les entêtes de colonnes suivants :
- Jours
- Date
- Module (si l’activité se réfère à un module comme celui-ci par exemple)
- Description détaillée
- Heure début (Format de cellule : heure)
- Heure fin (Format de cellule : heure)
- Durée (formule à rechercher)
- Concentration
- Intérêt/motivation pour l’activité
-
Niveau de difficulté de la tâche
Afin de faciliter la saisie, créez un menu déroulant affichant les valeurs 0-1-2-3-4 pour les cellules des 3 items ci-dessus.
Pour ce faire, sélectionnez les cellules concernées, allez dans « Données/Validation des données/validation des données/Autoriser « liste »… Source/Sélectionner la zone de texte 0-1-2-3-4 situé à droite du tableau.
-
Entêtes de colonnes
- Centrer le texte.
- Fond cellule avec une couleur de remplissage
-
Largeurs de colonnes
- Ajuster les largeurs en fonction du contenu.
-
Préparation des lignes
- Insérer une dizaine de lignes par jour afin d’éviter de devoir modifier le fichier chaque semaine.
-
Formatage des cellules
- Colonne Date : appliquer le format
jj.mm.aaaa(exemple : 06.12.2023). - Colonne Durée : appliquer un format personnalisé
hh:mm:ss.
- Colonne Date : appliquer le format
-
Calcul des totaux journaliers
- Sur la cellule G12, insérer une formule qui totalise le nombre d’heures de la journée.
- Répéter l’opération sur la cellule totalisant le nombre d’heures des autres jours.
-
Duplication du bloc journalier
- Copier le bloc du jour et le coller 4 fois en dessous.
- Adapter les intitulés pour les autres jours de la semaine (mardi, mercredi, jeudi, vendredi).
-
Résumé hebdomadaire
- Sur la partie de droite du tableau, créez les blocs en fonction du modèle
-
Appliquer des formules pour :
-
- Total des heures hebdomadaires (formule somme)
- Moyenne Concentration, motivation, difficulté (format nombre, décimale 1)
-
A mettre en pratique de suite…
- Complétez votre journal de travail en temps réel, au plus tard à la fin de chaque journée ;
- Notez les pauses avec les durées, cela affectera naturellement le total journalier ;
Concentration, intérêt et difficulté de l’activité
- Vous compléterez les colonnes concentration, intérêt et difficulté de l’activité en fonction des critères ci-dessous;
- Vous pouvez reporter (copier/coller) les critères ci-dessous sur votre journal de travail afin de faciliter le remplissage.
0 =
Je n’arrive pas du tout me concentrer sur cette tâche ou je n’arrive pas à me concentrer quelle que soit la tâche.
***
Je n’éprouve aucun plaisir dans l’accomplissement cette tâche.
***
Cette tâche présente un niveau de difficulté trop élevé au regard des mes connaissances
1=
J’ai beaucoup de peine à me concentrer. Cela affecte ma productivité ou/et la qualité de mon travail.
***
j’éprouve un plaisir très modéré pour cette tâche
***
Cette tâche présente un niveau de difficulté assez élevé au regard de mes connaissances.
2 =
J’ai de la peine à me concentrer. Cela me demande des efforts, mais altère peu ma productivité ou/et la qualité de mon travail
***
J’éprouve un plaisir modéré dans l’accomplissement de cette tâche.
Cette tâche présente un niveau de difficulté moyen au regard de mes connaissances.
3 =
J’ai un peu de peine à me concentrer. Cela me demande un léger effort supplémentaire sans que cela altère ma productivité ou/et la qualité de mon travail
***
J’éprouve du plaisir dans l’accomplissement de cette tâche.
***
Cette tâche présente un niveau de difficulté assez facile au regard de mes connaissances.
4 =
Ma concentration est normale, sans difficulté particulière
***
J’éprouve beaucoup de plaisir dans l’accomplissement de cette tâche.
***
Cette tâche est très facile pour moi.
Restitution
-
Merci d’envoyer, en pièce jointe par courriel, votre journal de travail à votre formateur chaque vendredi (ou le dernier jour ouvré selon votre horaire).
Nous vous invitons à planifier dès maintenant un rendez-vous périodique dans Outlook afin de ne pas oublier l’envoi hebdomadaire de votre journal de travail.